Assistant de direction (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement sous la responsabilité de la Cheffe de Service Administratif, l'Association Charles Prévost Notre Dame de Lenne recrute un Assistant de direction (H/F) CDI TEMPS PLEIN. lieu d'activité : PIGNAN PROFIL RECHERCHE - Maitrise des outils de bureautique - Maitrise du pack office Microsoft : Un test de bureautique aura lieu lors de la présélection. - Aisance relationnelle et d'humeur constante et cordiale - Discrétion - Autonomie et capacité d'adaptation - travail en équipe - expérience minimum d'un an en assistant de direction Salaire de base selon CCN 1951 Poste ouvert aux personnes en situation de handicap Listes des missions, liste non exhaustive : Secrétariat de Direction : - Rédiger/diffuser les N.I du pôle (P/O DA ou Dir), - Soutenir l'encadrement dans la rédaction et ou le traitement de courriers (hors documents éducatifs), - Prise de note et compte rendu de certaines réunions Coordonnées au service RH : - Être référent méthodologique planning (FOCAT) sur le pôle (appuis techniques aux cadres) - Participer aux paramétrages pour assurer le bon déroulement des plannings et Web salariés, - Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des absences du pôle (congés, formations, maladie, .), - Être fonction d'alerte en lien avec le suivi des compteurs de congés du pôle, - Assurer la gestion intégrale des plannings et compteurs d'annualisation des surveillants de nuit, - Participer à la gestion des recrutements (diffusion annonces, prise de RDV, tests, classement, .) - Suivi des stagiaires dans le lien avec les organismes de formation - Gestion de la partie logistique des formations en intra (réservations de salles, commandes des repas, .) Coordonnées au Secrétariat Educatif : - En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer du suivi des demandes d'admissions - En coordination avec les secrétaires éducatives, s'assurer de la bonne gestion des FDA et fiches navettes pour l'IED - tenir le tableau des mutualisations : périodes de mutualisation + effectifs (MAJ) Formalisation des procédés et fluidité méthodologique : - En lien avec le support, appui méthodologique, soutient à la création des procédures - Participer au déploiement des outils et procédés actés (relais auprès des autres professionnels) Soutien - relais transversal inter-pôles : - Partager les compétences entre assistantes de pôles et être relais (logique de continuité permanente) Alerter la Direction en cas de dérive ou de dysfonctionnements observés sur les activités confiées HORAIRES : 35h, planning à définir avec l'employeur Coeff conventionnel CCN51 : 439 + 50 points