Secrétaire 70% (H/F)

En lien avec la Direction de pôle et l'équipe de formateurs, vous aurez en charge : 1. La gestion administrative de l'activité de la formation : - Assurer la gestion administrative des inscriptions des apprenants. - Vérifier la complétude et la conformité des dossiers administratifs. - Assurer la gestion des émargements. - Élaborer et suivre les conventions et contrats de formation. - Garantir la mise à jour et l'archivage des documents administratifs liés aux actions de formation. 2. Le suivi des apprenants : - Assurer le suivi administratif des apprenants. - Suivre l'assiduité des apprenants (absences, justificatifs, etc.). - Assurer la gestion des livrets de formation. - Administrer les plateformes et veiller à leur mise à jour. - Organiser et suivre les certifications (examens, convocations, saisie des notes, jurys). - Répondre aux demandes d'information des apprenants et les accompagner dans leurs démarches administratives. 3. La gestion des financements : - Établir, suivre et relancer les devis de formation. - Assurer le montage et le suivi des dossiers de financement auprès des différents organismes financeurs. 4. La gestion de la qualité et la conformité réglementaire : - Organiser l'envoi et le suivi des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid. - Participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité. - Préparer les éléments nécessaires aux audits qualité. - Assurer l'archivage réglementaire et la traçabilité des documents de formation. - Veiller au respect des obligations légales et réglementaires applicables à l'organisme de formation. 5. Le reporting et le suivi de l'activité : - Répondre à des enquêtes. - Collecter, consolider et transmettre les données chiffrées et statistiques relatives à l'activité. Organisation : Capacité à gérer efficacement les tâches administratives et à respecter les échéances. Gestion des priorités Hiérarchiser et gérer efficacement les tâches quotidiennes en fonction des priorités et des échéances. - Compétences informatiques : Maîtriser les outils informatiques, y compris la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et la capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels. Connaissance des logiciels YPAREO et KAYROS appréciée. - Communication : Excellentes compétences en communication écrite et verbale. - Polyvalence : Capacité à traiter diverses tâches et à s'adapter à un environnement en évolution constante. - Connaissances : Une connaissance des procédures administratives liées à la formation professionnelle serait appréciée. Envoyer cv et lettre de motivation