Assistant(e) confirmé(e) en gestion locative (H/F)

Créée en novembre 2016, Air Terre Mer Immobilier est une agence immobilière indépendante spécialisée dans la gestion locative et l'accompagnement du personnel de la Défense. Implantée à Toulon, notre agence accompagne principalement des militaires, personnels du ministère des Armées, fonctionnaires et leurs familles. Notre clientèle est régulièrement confrontée à des mobilités professionnelles, des mutations et des contraintes de délais : la réactivité, la rigueur et la qualité de la relation client sont donc au coeur de notre métier. Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Assistant(e) confirmé(e) de gestion locative, capable de devenir rapidement un relais fiable de la direction et un interlocuteur de confiance pour nos propriétaires, locataires et partenaires. Votre mission Rattaché(e) à la direction, vous participez activement au suivi de la gestion locative de l'agence. Vous assurez le traitement administratif, commercial et opérationnel des dossiers, depuis la mise en location jusqu'au départ du locataire. Vous êtes un interlocuteur privilégié des propriétaires et des locataires et contribuez directement à la qualité de service, à la fidélisation de la clientèle et au développement du portefeuille de gestion. Vos responsabilités: Gestion des dossiers locatifs - Préparer, contrôler et mettre à jour les dossiers propriétaires, locataires et biens. - Participer à la préparation et au suivi des mandats de gestion. - Réunir et vérifier les pièces nécessaires à la location. - Préparer les baux d'habitation, avenants, actes de cautionnement, attestations et courriers courants. - Assurer le suivi des dates d'échéance, renouvellements, indexations et congés. - Suivre les entrées et sorties des locataires. - Organiser les signatures et les remises de clés. - Garantir le classement, la numérisation et l'archivage rigoureux des dossiers. Suivi administratif et comptable - Participer au quittancement, au suivi des encaissements et à la régularisation des charges. - Suivre les dépôts de garantie, les soldes locataires et les comptes propriétaires. - Procéder à la régularisation annuelle des charges locatives : collecte et contrôle des justificatifs, rapprochement des dépenses récupérables, calcul de la quote-part locataire, établissement des décomptes individuels et information des locataires. - Réaliser les premières relances en cas d'impayé et transmettre les dossiers nécessitant un traitement particulier à la direction. - Préparer les éléments administratifs nécessaires au suivi des contentieux. - Contrôler et enregistrer les factures liées aux biens en gestion. - Mettre à jour les outils de suivi et les informations dans les logiciels de l'agence, notamment X14 GERCOP et NESTORIMMO. Travaux, sinistres et états des lieux - Recevoir et qualifier les demandes techniques des locataires et propriétaires. - Solliciter les artisans, demander des devis et organiser les interventions. - Assurer le suivi des travaux jusqu'à leur réalisation et informer les clients de leur avancement. - Participer au traitement et au suivi administratif des sinistres. - Organiser et réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie. - Identifier les réparations nécessaires et préparer les éléments liés à la restitution du dépôt de garantie. Relation client et développement - Assurer un accueil téléphonique, physique et par e-mail de qualité. - Répondre de manière réactive, claire et professionnelle aux demandes des propriétaires, locataires et partenaires. - Gérer les demandes courantes, les réclamations et les situations sensibles avec diplomatie. - Participer à la satisfaction et à la fidélisation de la clientèle. - Participer à la rentrée de nouveaux mandats de gestion et au suivi des prospects. - Représenter l'agence avec professionnalisme, discrétion et sens du service. Profil recherché Vous justifiez d'au moins cinq ans d'expérience